1. 已发送邮件. 默认情况下，每一封发送的邮件都会保留一份副本在已发送邮件文档夹中。 bitsCN.Com
2. 已删除邮件. 多数邮件从收件箱中删除。删除的邮件缺省移动到已删除邮件文档夹。
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3. 已删除邮件保留. 当用户将邮件从已删除邮件夹中删除后，邮件能够根据在Exchange服务器的已删除邮件保留策略中的配置保留一段时间（默认14天）,邮件在 保留期过后才真正从用户的邮箱中删除。
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4. 邮件传输记录.满足相应条件的邮件在传输过程中能够被发送到任何具备接受SMTP电子邮件功能的场所进行归档。一个归档邮件包含了邮件的副本连同相关的元数据。 bitsCN.nET中国网管博客
5. 受控文档夹邮件记录.受控文档夹（本文后续章节将对受控文档夹进行周详说明）中的邮件同样能够被发送到任何具备SMTP电子邮件接收功能的场所(比如SharePoint Server 2007)进行归档，。 中国网管联盟
6. 备份. 在邮件备份过程中也会进行复制。邮件备份数据通常被用来进行灾难恢复，但也能够帮助用户找回那些由于种种原因被删除或丢失的邮件。
一封电子邮件的生命周期从他被创建那一刻开始，到他任何的副本都被删除为止。用户能够在邮件的整个生命周期对对邮件的处理进行管理，根据组织或政府管理规定来定义相应规则。单纯的邮件发送和接收是反映了一个简单的邮件生命周期。 中国网管联盟
通过部署Exchange Server 2007，用户能够方便地管理组织的邮件的生命周期来满足法定信息披露和法规遵循方面的需要。 BBS.bitsCN.com网管论坛
通过传输规则来应用策略
Exchange管理员能够在Exchange Server 2007中定义满足企业制度需要的邮件传输规则。满足相应传输规则的邮件在传输的过程中会受传输规则影响，系统会对该邮件采取相应操作。规则能够根据邮件发件人，收件人或元数据（比如邮件中的一个词或短语）或邮件分类来定制。诸如机密邮件或私人邮件等邮件分类能够由用户设定或由配置如。 www.bitsCN.com
传输规则中经常使用的规则是伦理墙，当需要对同一组织中用户之间的通讯进行管理时使用该规则。您能够定义一个规则，当邮件在用户间或在用户组间发送时采取某一动作。能够采取这些动作：丢弃该邮件，返回一个未发送报告，去除附件，修改该邮件，记录该邮件，发送该邮件的一份副本到法规遵循管理人员那里等等。例如，能够用一个传输规则来管理一个组织中的市场分析师和经纪人之间的通信，因为这两个组的通讯就应该被监控或说他们之间本来就不应该进行通讯。 bitsCN.Com
规则还能够定义为根据邮件分类采取动作。在Exchange Server 2007中，除了使用传输规则自身指定的分类之外，用户还能够在多种邮件分类中进行选择。例如，任何发往企业法律顾问的邮件都能够归类为机密邮件。机密邮件的归档能够不同于普通邮件，或能够不被搜索到。 bbs.bitsCN.com
受控文档夹 中国网管论坛
在邮件到达用户的收件箱后，该邮件便脱离了传输规则的管理范围，此时就需要通过应用文档夹级别的规则来满足政策和法规遵循的需要了。Exchange Server 2007引入了受控文档夹功能，该功能用于满足法规遵循的需要，同样，企业组织也能够利用受控文档夹来组织企业的邮件数据。
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受管文档夹由Exchange管理员创建，位于用户邮箱的邮箱文档夹列表中。他们能够为具体的规则和配置的时间限制，但不能像公用文档夹那样在用户之间共享。 DL.bitsCN.com网管软件下载
法规遵循场景提供了一个使用受控文档夹的好例子。组织中的某些邮件因为法规遵循的目的可能需要保留7年。邮件管理员能够创建一个受控文档夹来存储或归档邮件7年。当用户收到需要满足该法规遵循需要的邮件时就能够将邮件移动到该受控文档夹。 bitsCN.Com
另一个受控文档夹的可能的用途涉及到和客户投诉有关的问题。在该例子中，客户投诉通过”Customer Issues”邮件地址将客户投诉问题发送到到销售经理的收件箱。销售经理和其他经理一起被管理员配置为能够在他或她的邮箱中看到客户投诉文档加。管理员同时对客户投诉文档夹进行相应的规则配置使得任何移动到该文档夹的邮件都被记录在某个基于Microsoft® Windows SharePoint® Services的客户服务站点中。当销售经理把客户投诉邮件移动到客户投诉文档夹中后，受控文档夹的策略生效。任何经理都能够访问SharePoint站点来查看客户投诉邮件和对应的解决方法。
为法规遵循和邮件保留所提供的邮件记录功能 bitsCN.nET中国网管博客
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安全，法规遵循和邮件保留是大多数消息系统规则管理的核心。
邮件记录是法规遵循的一个重要组成部分。某些管理规则需要具备对邮件组用户所收到的邮件进行审计的功能，该功能对于组织的内部策略或审计很有用。 中国网管论坛
Exchange Server 2007记录的邮件能够保存在Exchange数据库中，SharePoint站点或能够发送到任何由第三方邮件记录公司使用的外部SMTP地址。
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在早期版本的Exchange中，只能对整个邮箱存储组进行邮件记录。在Exchange Server 2007中，能够通过设定记录范围来决定记录哪些邮件。设定的范围能够是单个邮箱、一个邮件组，一个数据库或整个组织。语音邮件信息和未接来电提醒能够排除在记录之外。而且一份邮件记录的周详报告包括了诸如收件栏，发件栏，抄送栏，密送栏的信息和邮件组信息，连同其他元数据。
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