管理基于用户的数据
用户通常使用OST或PST格式将电子邮件保存在本地桌面或笔记本电脑上，这可谓是最难以管理的Exchange数据，因为这些文档通常都是分散的，无法访问的（从系统管理的角度）。OST文档要稍好一些，因为他总是Exchange数据的一个副本。假如使用Outlook 2003缓存Exchange模式，该OST文档则是在线Exchange邮箱完全一致的副本，但对于非缓存模式（或早期版本的Outlook），本地OST保存了服务器上邮箱数据的一个子集。
PST则完全不同。由于每个电子邮箱都有大小限制，这样就迫使用户将一些重要的邮件保存到PST文档中，所以这些文档通常都很大（几百兆甚至更大），通常都保存在本地硬盘——也就是说这些重要的信息都没有得到备份。有的用户会将PST文档放在服务器的私密共享区域，至少这比分散存放在用户电脑中要好一些。因为服务器的每日备份会包含这些保存在服务器上的PST文档，但是假如没有一个机制去检测PST文档的大小和增长速度，仍然可能成为问题。所以对比这两种情况，将电子邮件转移到PST文档有些得不偿失。而且，PST文档在安全性方面存在很大隐患。用户能够选择加密PST文档，但是解密PST的工具能够说是唾手可得。假如用户使用PST保存敏感信息，一旦笔记本或数据丢失，那么该信息被窃取将是无法挽回的。即使PST保存在服务器共享，防止未经授权的访问也是必需的。最后，假如法律顾问需要公司实施电子邮件归档和回溯机制，那么这些无法管理的PST将给您带来无尽的烦恼。
更好的备份和恢复
在选择备份和恢复解决方案时，最重要的因素取决于您需要处理的数据量和处理速度。对基于服务器端的数据，很多企业按照在一小时内恢复的速度为标准进行选择（该标准根据您公司的服务等级备忘录而定）。例如，要满足一小时恢复40GB数据的需要，那么相应的磁带机必须能够提供不低于每秒10MBps的速度。现在很多备份方案都提供在数据真正写入磁带之前转移到中间媒介的功能，所以备份和恢复速度和常规的备份至磁带相比要快得多。
采用SAN的系统通常拥有更高的恢复速度；一般每小时在100GB到140GB都比较常见。这种高速度当然有利于您如何设计数据库。在固定时间内能够备份和恢复越多的数据，就赋予您在系统设计时更多的灵活性，您既能够提高每个邮箱的大小限制，也能够增加每服务器支持的用户数。
Windows Server 2003的卷影复制（Volume Shadow Copy Services，VSS）功能和Exchange 2003一道能够提供在秒钟内为Exchange数据库作多个连续的快照。但是请注意，该快照只是原始数据库在磁盘上的瞬时映像，所以假如一旦源物理卷损坏，这些快照就完全失效了（虽然很多存储供给商正在致力解决此难题）。所以，即使对数据作了快照，仍然需要进行磁带备份。但快照的数据将能够在极短的时间内恢复。所以支持VSS的存储应用能够大幅度提高备份和恢复的速度，您的数据存储构架也会因此得到极大的提高，但是在部署至生产环境之前需要仔细测试。
Exchange 2003（特别是SP1）提供一个新的称为恢复存储组（Recovery Storage Group，RSG）的功能。他的概念十分简单：当一个SG中的某个数据库失败，而需要从备份中恢复时，一个空的恢复数据库能够供受影响的用户暂时使用。虽然在恢复过程中用户无法访问原来数据库中的电子邮件，但是恢复存储组提供了收发新邮件的基本功能。当损坏的数据库恢复完成后，恢复存储组（保存了一些新近收发的邮件）能够和老数据库进行合并。并且SP1中新的恢复邮箱数据向导（Recover Mailbox Data Wizard）简化了两个数据库的合并过程。
至于备份基于用户的数据，例如PST文档，仍然是个挑战。假如希望对用户本地硬盘上的PST文档进行备份，那几乎是不可能的，因为我们很难控制用户在他们工作站上的行为。对于存放在网络共享上的PST文档能够被集中备份，但是和把数据存放在Exchange数据库中相比并没有多大的优势。 中国网管联盟
严格地说，归档解决方案和符合法规（Regulatory-Compliance）解决方案主要存在以下几点不同：
严格地说，归档解决方案和符合法规（Regulatory-Compliance）解决方案主要存在以下几点不同：
