自定义表单：更好的利用您的公用文档夹

　　假如在您的网络中大范围的应用了Exchange公用文档夹，那么您肯定有很多不同的文档夹提供给用户，让他们发送不同的文档。假如您能把这些文档夹更好的组织一下，让用户发送的文档自动按照更加周详的结构来保存，感觉是不是很好呢？在这篇技巧文章里，我会告诉您一些通过配置表单和字段来增强提供对Outlook组织管理的方法。 www.bitsCN.com

步骤1：创建一个组织标单库（organizational form library）

　　首先，您需要创建一个组织标单库，用以存放自定义的表单。打开Exchange系统管理工具，定位到“管理组”→“您的管理组”→“文档夹”→“公用文档夹”，然后在“公用文档夹”容器上单击鼠标右键，在弹出的菜单里选择“显示系统文档夹”选项。接着展开“公用文档夹”容器，您就能够看见其中的系统文档夹列表了。假如以后想让他再次显示公用文档夹，只需在“公用文档夹”容器点击右键然后选择“显示公用文档夹”就能够了。 BBS.bitsCN.com网管论坛

　　回到所显示的系统文档夹下面，找到一个叫做EFORMS REGISTRY的文档夹。在他上面点鼠标右键然后依次选择“新建”→“组织表单”命令，系统会弹出一个属性菜单，并提示您输入一个名字。完成后点“确定”，刚才创建的新表单就会显示在EFORMS REGISTRY容器里了。

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步骤2：配置必要的权限 bitsCN_com

　　在您创建新表单之前，您必须为表单库配置一些基本的权限。只有那些拥有“任何者”权限的用户才能够在表单库内发布表单，所以您应该为一些需要创建自定义表单的用户分配这个权限（一个表单能够有多个任何者）。

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　　在您刚才创建的表单库上单击右键然后选择“属性”，转换到“权限”标签。然后点击“客户端权限”按钮并为需要创建表单的用户赋予“任何者”的权限。

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步骤3：创建表单 bbs.bitsCN.com

　　配置好必要的权限之后，就能够开始建立和公用文档夹相关联的表单了。

　　打开Outlook，在工具菜单中选择“表单”→“设计一个表单”，系统会弹出一个设计表单的对话框，请确定在“查看范围”下拉列表中选择的是“标准表单库”。然后在表单列表中选择“发送”然后单击“确定”。现在我们就正式开始创建一个基于“发送”的自定义表单了。

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　　在下一个界面中，您会看见一个表单编辑器，其中显示的是“发送”表单。实际上编辑表单是个比较复杂的工作，因为您要为表单设计一些智能化的东西。但是，我们的自定义表单没有必要那么复杂，我们只需删除现有的一些字段或从字段选择器窗口中拖放一些字段过来就能够了。 www.bitsCN.com

　　把您的表单显示方式仔细调整以达到您的需要，然后在工具菜单里选择“表单”→“发布表单为”，这时系统会弹出Outlook的“发布表单为”对话框。在“查看范围”下拉菜单中选择“组织表单库”，然后输入一个显示名称和表单名称，最后单击“发布”按钮，然后关闭表单编辑器。 bitscn.com

　　在Outlook询问您是否保存配置的时候，选择“否”，否则您会用刚才自定义的表单替换系统的“发送”表单（您能够选择“另存为”把您的表单以其他的名字保存）。

步骤4：将表单和公用文档夹关联 bitsCN_com

　　在公用文档夹上单击鼠标右键然后选择“属性”，在“向该文档夹发送时使用”下拉菜单中选择“表单”选项，接着您应该会被带到“组织表单库”文档夹，假如没有，您能够在“查看范围”下拉菜单中选择“组织表单库”，然后您会看到库内任何的表单都显示出来了。接着选择合适的表单然后点两次“确定”即可。 bitsCN_com

　好了，任何的配置都完成了。以后不管是谁向这个文档夹中发送文档，系统都按照您定义的表单格式来处理这些文档，极大的方便了您的管理。 www_bitscn_com