Brien M. Posey
TechRepublic.com 的MCSE

很可能的情况是，您的公司有许多文档和文档需要对任何人可用。Microsoft Exchange的公共文档夹简化了对这样的文档的访问的控制。然而，随着公共文档夹和文档库的增长，您可能面对在开始时没有解决的其他问题。这类问题包括：谁应该有能力公共文档夹的内容，这些文档夹应该存储在哪，连同最重要的，在您的电子邮件服务器上应该有什么类型的性能来影响这些文档夹。在本文中，我将回答这些问题，并为您提供更多的信息。

什么是公共文档夹？

公共文档夹是Microsoft Exchange信息存储的一部分，任何人都能够访问这个信息存储。通常建立公共文档夹是为了使任何人都有读的访问权，但是只有一两个人拥有增加，删除或改变文档夹内容的权力。然而，一旦您创建了一个公共文档夹，您就能够以您想用的任何方式配置容许。例如，您能够使公共文档夹只对一组选定的人可用，或给每个人想公共浏览增加内容的权力。容许权完全是由您决定的。

正如您所知道的那样，, Microsoft Exchange依赖于Jet数据库引擎来控制三个数据库。这些数据库存储在DIR.EDB, PRIV.EDB, 和 PUB.EDB文档中。DIR.EDB文档包含Microsoft Exchange目录。他负责存储关于邮件箱的位置，分发列表，和公共文档夹的信息。实际的数据被存储在其他两个文档中。PRIV.EDB文档包含私有信息存储，主要由个人邮件箱组成。公共文档夹完全存储在PUB.EDB文档中。尽管DIR.EDB包含对公共文档夹的引用，他主要负责维护访问权和到实际文档夹的指针。公共文档夹本身和他们包含的数据存储在PUB.EDB文档中。 bitsCN.nET中国网管博客

既然您知道了公共文档夹的目的及Microsoft Exchange怎样存储他们，您也许想知道公共文档夹看起来像什么样子。您能够浏览图A中的一个公共文档夹示例。正如您看到的那样，这个特定的文档夹包含邮件信息连同附加的文档，能够用来打印各种表单用于整个公司。当然，在一个真正现代的公司中，这些任务都应该完全是以电子方式处理的，但是那是另一篇文章的事。

图 A公共文档夹能够作为一个私有邮件箱包含同一类型的信息。

您能够将一个私有邮件箱可能包含的任何东西存储在一个公共文档夹中。例如，上图显示了邮件消息表单中的公共文档夹数据。

创建公共文档夹

创建一个公共文档夹是很容易的。缺省情况下，任何Microsoft Exchange用户都能够创建一个公共文档夹。但是，假如您不喜欢只有流氓能够将他们心中的渴望发送到世界，您能够限制这个权利。我稍后将向您显示怎样限制这个能力。

为了创建一个公共文档夹，打开Microsoft Outlook 或Microsoft Exchange客户，并确保您能够看到这个文档夹的列表。假如您正在运行Microsoft Outlook并且不能看到这个文档夹列表，您能够通过选择从View菜单选择Folder List命令来使他可见。当您能看到这个文档夹列表时，导航到Public Folders部分并选择All Public Folders。接下来选择New，然后从File菜单选择Folder。当您这样做时，您将会看到一个和图B中显示的类似的一个对话框。正如您所看到的，这个对话框使您能够为公共文档夹输入一个名字和介绍。您也能够在公共文档夹层次中配置新的文档夹位置。您甚至能够通过Folder Contains下拉列表控制新的文档夹能够包含什么类型的数据。当您已按照您想要采用的方式配置了公共文档夹时，单击OK继续。

图B为您的新公共文档夹选择一个名字，位置，和数据类型。

向一个公共文档夹发送数据

向公共文档夹加入数据并不比发送一个电子邮件消息困难。为了向一个文档夹加入数据，选择公共文档夹，并从File菜单选择New，然后选择Post In This Folder命令。正如您在图C中所看到的那样，这将产生一个看起来和电子邮件编辑器类似的屏幕。从这里，您能够输入文本和附加文档。您甚至能够通过窗口底部的Categories按钮，将您的数据组织到类中。当您已输入任何必要的信息后，单击Post按钮想这个公共文档夹假如项目。

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图 C 向一个公共文档夹发送信息和发送一个电子邮件消息类似。 www_bitscn_com

控制到公共文档夹的访问

控制到公共文档夹的访问是很重要的，尤其是在大的公司中。假如没有加入合适的控制，一个叛逃的用户可能会将公共文档夹作为一个盗版软件或色情图片的分发点。然而，更糟的是，他们可能会删除由其他用户发送的合法数据。

为防止这种情况的发生，您应该采取的第一步是对用户创建他们自己的公共文档夹进行限制。为此，导航到您的公司的站点层并选择配置容器。现在，双击在Microsoft Exchange Administrator右侧面板中的Information Store Site Configuration对象。当您这样做时，您将会看到Information Store Site Configuration Properties页。此时，选择Top Level Folder Creation标签。缺省情况下，允许任何人创建顶层公共文档夹。但是，您能够通过指定允许谁创建这些文档夹来进行更改，如图D所示。

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图D 您能够控制谁有权创建顶层公共文档夹。

既然我们已向您显示了怎样禁止人们创建顶层文档夹，理解在已有的文档夹上怎样实现安全性是很重要的。从现在的立场来看，任何用户仍然能够他们想要的任何东西发送到一个已有的文档夹，无论是谁创建的这个文档夹，仍能够在他下面创建子文档夹。

为了控制已有文档夹的安全性，导航到Organization | Folders | Public Folders。接着，高亮您想要利用的公共文档夹，然后从File菜单选择Properties命令。当您这样做时，您将看到这个文档夹的属性页。然后，单击General标签上的Client Permissions按钮。当您这样做时，您将看到如

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