项目管理案例系列[7]：项目沟通管理与会议管理问题

说明：项目管理案例系列由项目管理者联盟[PMU]制作推出，版权所有。该系列以PMU会员实际项目案例为蓝本，结合项目管理专家点评和PMU会员分析，真实、深入、可鉴。

（一）案例正文

某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力还改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。

请问产生问题的可能原因是什么？应该怎样提高项目例会的效率？你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施来改善团队氛围，促进沟通？

（二）专家点评

周小桥 PMP，项目管理者联盟高级顾问，实战派项目管理专家。中国职业技能鉴定中心（项目管理）专业委员会专家委员，清华大学国际工程项目管理研究院特聘教授，美国刘易斯学院认证教授。美国西雅图城市大学MBA，剑桥大学认证国际培训师（CTA），项目管理专业人员(PMP)，ISO9000/ISO 14000质量/环境管理体系注册审核员。

周小桥点评：

项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。通过举行项目会议，项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。
那么，项目需要举行什么样的会议，何时开，谁召集，谁参加，为何要召开这样的会议呢？现总结于下表：

序号

会议名称

频率

召集人

参与人

作用

1

项目启动动员大会

一次性

项目发起人

项目当事人双方领导，行业或政府机构领导，发起人，各职能部门经理，项目经理以及项目小组成员

鼓舞士气，统一思想，明确项目要求与目标，明确分工，为执行项目造势

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