功能选择区
功能选择区显示出合法用户所能执行的所有功能操作项。当执行某个具体任务时，用鼠标点击不同的功能项以进入不同的功能界面，此功能才可执行。用户的功能权限是由系统管理员在工作流设计系统中设定的。
用户功能描述
进入公文流转系统以后，功能选择区将显示出八个用户最常使用的功能操作项，它们是：任务信息、任务处理、任务历程、任务跟踪、任务回退、任务正文、任务附件、任务处理历史查询。
任务信息
当选择目录分类区中的某个任务时，点击功能选择区中的"任务信息"，内容显示区会显示出您要执行的任务的一些基本信息，这些任务信息包括：
任务名称： 当前任务的名称
任务性质： 当前任务的性质
任务描述： 对任务的说明
任务处理
任务处理提供了对公文的处理界面。在正常状态下，点击功能选择区中的"任务处理"，内容显示区将显示出该任务的公文模版。在公文模板中填写处理意见，然后提交保存，就完成了公文的处理。如果是公文拟稿人，除了可以在公文模板上录入公文的基本信息外，还可以选择添加公文的正文或附件。
在本公文流转系统中，所有公文正文和附加文件都采用附件的形式保存。公文正文或附件可以是任意格式的文件，比如WORD文档、压缩文件、图片等，从而极大地方便了您处理公文时的灵活性。
任务历程
任务历程用于记载工作流任务处理过程，比如任务的处理信息、任务的传递方向等。
任务跟踪
任务跟踪用于跟踪您所处理过的公文的当前状态，比如公文处理到了哪一步、当前的处理人是谁等。如果该公文已经归档，则任务跟踪结束。
任务回退
任务回退功能是专为出现异常情况提供的。在正常状态下，不显示"任务回退"按钮。在使用上面的任务跟踪时，如果出现可回退的任务，点击该任务后才会出现"任务回退"按钮。使用任务回退功能的原则是：您发现写错了公文或填错了处理意见；您对公文内容或处理意见要进行补充；您发现下一任务处理人出差或无法处理任务而您要换别人处理时，您可以使用任务回退功能。任务回退不是强制把任务回退到上一级任务执行人那里。比如，您将公文传给了下一任务执行人，而他此时打开了公文正在查看和处理，您就无法将公文回退，但您可以使用公文监督来和对方进行协调。
任务正文
选择"任务正文"功能，在内容显示区显示出公文正文的名称。任务正文就是公文的正文。只有在您有相应的权限时，才能查看公文正文，下载并修改正文，然后将公文正文上载。
任务附件
选择"任务附件"功能，在内容显示区显示出公文附件的名称。任务附件就是公文正文所附带的文件。只有在您有相应的权限时，才能查看任务附件，下载并修改附件，然后将附件上载。
任务处理历史查询
选择"任务处理历史查询"功能，内容显示区显示出当前公文经历的过程及每个过程中对它进行的操作记录。"任务处理历史查询"功能与"历史处理记录查询模式"下的查询功能不同，他是对当前任务流程具体操作的记载。
三、档案管理
档案管理系统是一个功能强大的档案信息电子化管理系统，它充分利用计算机和网络存储量大和速度快等特点，将堆积如山的机要文件、业务合同及技术资料变成电子文件，并结合纸介质的文档构建电子档案库，提供对文档和案卷的查询和借阅等操作的统一管理。
电子档案库按照树形的结构有效的管理案卷和文件，它首先由多个案卷库组成，每个案卷库包含多个案卷，每个案卷中又包含多个文件。电子档案库中的文件既可以是电子文件，又可以是纸介质的文件。电子档案库提供了对文件进行分类存储和检索的支持，极大的提高了对文件和案卷的管理能力。
档案管理系统由八个主要功能模块组成，对电子档案库进行有机的管理，方便用户对案卷和文件的进行各种操作。这八个功能模块是：待组卷文件、案卷管理、案卷库管理、文件借阅、借阅管理、日志查询、已销毁文件、系统设置。
档案管理流程图
四、文件交换
在日常办公应用环境下，同级之间、上下级之间需要交换大量的信息，而这些信息大多以各种各样的文件形式保存在个人计算机或者网络服务器上。信息的时效性要求信息所有者能够将信息及时传递给信息阅读者，同时信息的阅读者又能够及时方便地获取这些信息。如何在网络化办公的今天满足用户的这种需求，为用户提供一种方便灵活的文件交换手段，是许多应用方案提供商必须面对和解决的问题。
文件交换系统为政府和企业用户提供了一种局域网环境下简单易用的文件传递和文件共享功能。它不需要复杂的客户端及服务器端设置?quot;点击"之间就能够将合适的文件传递给合适的人。与先进的"消息"传递机制相配合，还可以及时将文件到达的信息通知到文件阅读者，从而减少了信息获取的不确定性，增强了信息交换过程中的"亲和力"，很好地满足了信息获取时对时效性的要求。
文件上传
当您有文件需要传递给其他人阅读时，可以使用文件上传功能。文件上传功能可以将保存在您自己计算机上或者网络服务器上的文件快速、方便地传递给文件阅读者。
在您向别人传递文件的同时，消息服务器?quot;主动"地向文件阅读人发送一条消息，及时通知阅读人阅读新到的文件。
在系统主界面左侧的树形功能目录中，选择[文件交换]ú[文件上传]，进入文件上传功能模块，屏幕上显示出[文件上传]主界面。
"文件上传信息说明：
收件人：文件阅读人，从下拉菜单内选择，必选项。每次只能选择一个收件人，如果将一份文件发送给多个人阅读，则需要分别给每一个人发送文件。
文件主题：与所传递的文件相关的主题信息，以便于文件阅读人在阅读文件内容之前对文件有一个概要性了解。
文件1~5：所要传递的文件，其中文件1是必选项，文件2~5是可选项，每次最多可以上传五个文件。单击"浏览…"按钮可以查找文件。对上传文件的格式没有要求。
完成上述信息的录入或选择以后，单击"开始传递文件"按钮以便传递文件，或单击"取消"按钮以取消上述录入的信息或做的选择，以便重新录入或选择。
文件上传成功以后，系统将给出提示信息。
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