文件下载
当文件阅读者收到新文件到达的消息后，可以通过文件下载功能接受并阅读文件。
在系统主界面左侧的树形功能目录中，选择[文件交换]ú[文件下载]，进入文件下载功能模块，屏幕上显示出[文件下载]主界面。
[文件下载]主界面上显示出所有您接收到的文件信息列表，这些信息包括：
发件人：文件的上传者；
文件名称：所上传的文件名称，同时也是下载文件的超链接；
显示方式：下载并在本地以静态页面形式显示文件内容的超链接；
发布时间：文件上传的时间；
单击"文件名称"超链接，显示出文件下载对话框，可以选择处理文件的方式："在文件的当前位置打开"或"将该文件保存到磁盘"
若选择"在文件的当前位置打开"，则系统将自动调用合适的应用程序显示文件内容。
若选择"将该文件保存到磁盘"，则显示文件保存路径对话框，您可以选择合适的位置保存文件以便以后阅览。
文件转发
当您需要将接收到的文件转发给其他人阅读时，可以通过"转发"功能来实现。
首先，通过[选择]复选框选择您希望转发的文件；然后，单击"转发"按钮，屏幕上显示出文件转发对话框：
从下拉菜单内选择转发文件的接收人，最后单击"确定"按钮，能够将选择的文件转发给选定的收件人。
说明 建议将不再需要的下载文件删除掉，方法是：在[文件下载]主界面，利用[选择]复选框选取要删除的文件，然后单击"删除"按钮即可。
第三节 协同工作
一、日程管理系统
日程管理是为管理工作计划和日程的工具，是网络化的记事本和工作助理。日程管理不但为个人的工作提供如计划、日记、提醒、查询的功能。而且为团队提供相互关联的日程，是协同工作的必不可少的工具。日程管理对时间资源进行规划，通过Web形式表现出来，无论是在办公室中还是出差在外，都可以通过日程管理了解自己的工作计划和其他人相关的工作计划，以合理安排工作。日程管理与项目管理（可以是日常工作项目，会议等的安排管理）紧密联系，可以参考部门的工作计划做出个人的时间安排。团队也可以根据个人的时间规划合理安排一些会议、业务等活动。
您可以快速、轻易的增加每天的计划安排，如约会和提醒。可以按日、按周、按月制定一个时期的工作计划。还可以给团队中的其他人发布协作工作的计划。
日程管理包括以下功能模块：日历、周历、月历、年历、新日程、公共日程、日程查询。
在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中，[工作计划]采用的是[日程管理]系统。
二、项目管理系统
在日常工作与生活中，我们无时无处不在与各种各样的项目打交道。项目管理构成了日常业务管理的核心内容。成功地对这些项目进行管理，是有效地开展日常业务、按计划实现业务目标、降低消耗的必然要求。
项目管理系统就是项目和业务管理的有效手段。简单地说，项目管理的过程就是以项目为中心制订项目计划，然后按计划工作。在整个项目管理的过程中，合理地划分项目的任务，制订详细的项目计划。并且，通过项目进度的查询，对项目的执行过程有效地进行监督与控制等，为成功地实施项目管理的提供了技术保证。
项目管理系统从实际的项目管理需要出发，以项目和项目中任务为主线索，确保项目信息的完整，又以时间为副线索，配合个人和团队的日程管理，将项目中的任务分派到每个人的工作时间中，完成项目的立项、计划、任务的建立与分配、进度监控以及项目完成情况的查看与统计等基本的项目管理过程。
项目管理系统包括以下四个基本功能模块：项目管理、新增项目、项目查询、项目类别。
提示 在信息管理平台预定义的政务系统和商务系统中，[部门计划]采用的是[项目管理]系统。
项目管理流程
三、通讯簿
通讯簿系统为政府机关或企业内部用户提供公共（内部）和私有（个人）通讯簿功能。它不仅能够创建公共通讯簿供单位内部用户浏览查询，这些公共的通讯信息可能包括内部员工、单位客户、上下级单位、同级单位等联系信息，而且能够按照不同的分类方式建立多个私有通讯簿，或者在某个通讯簿下面建立多级通讯夹，并在需要时方便地将私有通讯簿内的信息设为公有属性以供其他人查看。这种设置是有选择的，即可以选择能够看到这些私有通讯信息的人员。
在提供了通用的通讯簿功能的同时，通讯簿系统还把联系人的电子邮件地址作为基本通讯信息的一个有机组成部分。这样，在您查询到某人的通讯信息的同时，您就可以方便地向他（她）发送电子邮件，使用非常方便。
另外，通讯簿系统自动提取您最常使用的五个联系人，将他（她）显示在您的面前，更便于您的通讯联络。
通讯簿系统充分考虑到了您的使用要求，不仅功能完备，而且操作简单、易学易用。
四、电子邮件
电子邮件系统是基于Web的E-mail管理软件，用户不需要电子邮件客户端软件，只要通过访问到本系统的浏览器就可以在任何时间、任何地点访问他们的邮箱。
电子邮件系统支持通用的Internet邮件协议，可以运行在任何邮件服务器上。只要这些服务器采用标准的邮件协议（POP3，IMAP，SMTP），就可以使用电子邮件系统，为用户在Web界面上提供收发邮件和管理邮件等电子邮件软件的操作。
电子邮件系统与信息管理平台无缝集成在一起，内部用户只要登录系统，无需再输入电子邮件账号和密码，就可以访问他们的邮箱，使用非常方便。
电子邮件系统主要由以下功能模块组成：接收邮件、发送邮件、查询邮件、服务器设置。 五、轻型电子邮件
轻型电子邮件系统是一套功能全面完整的小型电子邮件服务器系统，它不需要第三方的邮件服务器，只要进行简单的配置便可独立运行，特别适合于政府部门和企事业单位内部使用。
轻型电子邮件系统基于Web方式设计，并与信息管理平台完美地集成在一起。用户只要能够登录内部信息系统，就可以使用Web浏览器在任何时间、任何地点访问他们的邮箱。
由于采用了标准的Internet邮件协议，轻型电子邮件系统不仅在内部用户之间实现了邮件收发功能，而且还能够实现内部用户与Internet用户之间的邮件传递与交换。统一标准的访问入口大大方便了内部用户的使用。
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